Warum Einkaufsallianzen bei Mobilitätsleistungen häufig scheitern

Wenn man aus Sicht des Einkaufs auf das Thema Mobilität schaut, kommt man auch hier im Katalog der bewährten Hebel früher oder später auf den Ansatz, sich mit anderen, gleichgesinnten Unternehmen zusammen zu tun. Und gemeinsam die Einkaufsmacht zu stärken und bessere Konditionen mit den Lieferanten und Partnern zu verhandeln. Aber: wer ist der richtige Partner?

Auf der Suche nach Partnern sind die Gemeinsamkeiten vermeintlich leicht erkennbar: Autos? Kaufen oder Leasen beide. Flugtickets? Kaufen beide. Hotels? Brauchen ebenfalls beide. Damit steht der erfolgreichen Einkaufsallianz nichts mehr im Weg und die Ausschreibungen können geplant werden. Im Laufe der Umsetzung wird dann aber festgestellt, dass bei genauerer Betrachtung die zunächst gemeinsamen Nenner dahinschmelzen. Denn auf dem Level, auf dem die Leistungen eingekauft und Verhandlungen geführt werden (müssen) sind die Überschneidungen entweder nicht mehr da oder nur noch sehr gering.

So ist es z.B. nicht ausreichend, dass bei derselben Airline gebucht oder in derselben Stadt übernachtet wird. Vielmehr spielen die genauen Strecken (Start- und Zielpunkt - in der Fachsprache Origin/Destination, O&D), die Buchungsklassen und noch einiges mehr in die Preiskalkulation der Airlines hinein. Und wenn der eine Partner für Übernachtungen unter New York Brooklyn versteht und der andere jedoch in der Upper West Side sein Stammhaus hat, ist das Bündelungspotenzial eben doch relativ gering. Im Fuhrparkmanagement ist es ähnlich, insbesondere, wenn es sich um User-Chooser-Flotten handelt, wo man nur schwer Modelle, Hersteller und Ausstattungsvarianten vorgeben kann.

Es gibt aber auch Ausnahmen und man ist z.B. mit den Bedarfen sehr dicht beieinander oder bereits beim selben Lieferanten. Oder man verständigt sich auf einen Kompromiss, was so lange gut geht, bis Ihr eigentlicher Kunde, der Reisende, ins Spiel kommt. Hierzu jedoch später mehr.

Sind die Verträge verhandelt und alles in die internen Abläufe der Unternehmen integriert, müssen die neuen Verträge mit Leben gefüllt werden. Dies ist nach der Bedarfsfrage erfahrungsgemäß die zweite große Bruchstelle im Thema Einkaufsallianzen für Mobilitätsleistungen. Hierbei ist es nicht ausreichend, die neuen Verträge in den Richtlinien zu verankern. Denn wenn der Mitarbeiter entgegen der eigenen Bedürfnisse (oder Erfordernisse) handeln soll, geschieht es wie bei allen praxisfernen Richtlinien: Der Mitarbeiter verwendet viel Zeit darauf, Ausnahmen zu finden, die eine Abweichung rechtfertigen. Und die als Allianz geschlossenen Verträge sind im besten Fall für den betreffenden Zeitraum gültig, kommen aber kaum zur Anwendung und der gewünschte Einspareffekt bleibt aus. Auf eine spätere Verlängerung wird sich der Lieferant voraussichtlich auch nicht einlassen.

Dabei können Einkaufsallianzen für alle Beteiligten ein Erfolg sein. Eine Win-Win-Win-Situation, also. Denn wenn die einkaufenden Partner Ihre Bedarfe genau kennen und steuern können, ist eine wichtige Voraussetzung geschaffen: die Grundlage für glaubwürdige Verhandlungen am Markt. Und wenn dann das neue Angebot dem Bedarf gerecht wird, wird der Lieferant mit zuverlässigem Geschäft versorgt und honoriert dies mit guten Konditionen.